Mitarbeiterverwaltung schlank, strukturiert, funktional
Wer Mitarbeiterdaten in WordPress verwalten will, braucht kein aufgeblähtes HR-System. Was gebraucht wird, ist Struktur, Übersicht und eine saubere Bedienung. Genau hier setzt das Plugin „Personal Suite“ an: klare Datenerfassung, saubere Listenansicht und sinnvolle Werkzeuge zur Organisation.
Die Personal Suite verbindet die Mitarbeiterverwaltung mit der Stundenerfassung über PC oder Handy. Beide Bereiche greifen auf dieselben Daten zu.
Überblick
Mitarbeiter
Unter Mitarbeiter werden Stammdaten, Vertragsdaten und Dokumente (PDF, JPG, PNG) pro Mitarbeiter gepflegt. Im Formular kann ein Mitarbeiter mit einem WordPress-Benutzer verknüpft werden; dessen Check-ins werden dann unter dem Namen des Mitarbeiters gespeichert. Die Spalten der Liste lassen sich ein- und ausblenden, die Liste kann als CSV exportiert und importiert werden.
Stunden erfassen
Mitarbeiter erfassen ihre Zeit im Frontend mit dem Shortcode (Check-in und Check-out) zugleich sehen sie ihre Gesamtstunden. Die Shortcodes können auf einer beliebigen Seite eingefügt werden; die Mitarbeiter müssen angemeldet sein.
Pausenabzug: Wird die Arbeitszeit aus Check-in und Check-out berechnet und beträgt sie mindestens 6 Stunden, werden automatisch 30 Minuten Mittagspause abgezogen. Das gilt beim Check-out, beim Bearbeiten und Anlegen von Schichten im Admin-Bereich sowie beim CSV-Import, wenn die Stunden aus den Zeitstempeln berechnet werden. Direkt eingetragene Stunden- oder Minutenwerte werden nicht verändert.
Stundenübersicht und Gesamtübersicht
Die Stundenübersicht zeigt alle Einträge (Arbeit, Krank, Urlaub) mit Filter nach Mitarbeiter, Monat und Jahr. Einträge können dort bearbeitet, ergänzt und gelöscht werden. Die Gesamtübersicht fasst Stunden, Kranktage und Urlaubstage pro Mitarbeiter und Monat zusammen.
Stundenzettel
Unter Stundenzettel wird für einen Mitarbeiter und Monat eine druckfertige Wochenansicht erzeugt.
CSV Export und Import (Stunden)
Die Stunden können als CSV exportiert und wieder importiert werden. Beim Import werden bereits vorhandene Einträge (gleicher Mitarbeiter und gleicher Check-in) erkannt und optional überschrieben.
Dokumente und Kategorien
Unter Dokumente werden allgemeine Unterlagen abgelegt, die keinem Mitarbeiter zugeordnet sind (Formulare, Vorlagen, Firmenunterlagen). Jedes Dokument erhält ein Jahr und eine Kategorie. Die Kategorien werden unter Dokumentenkategorien verwaltet.
Datensicherung
Die Datensicherung erstellt ein ZIP-Archiv mit allen Mitarbeitern, Stunden, Dokumenten und Kategorien. Das Archiv kann auf einer anderen WordPress-Seite eingespielt werden, auch wenn dort ein anderer Datenbank-Präfix verwendet wird. Beim Import wird zuerst eine Vorschau angezeigt; erst danach werden Daten übernommen. Vor jedem Import legt das Plugin automatisch eine Sicherung des aktuellen Stands an. WordPress-Benutzer werden über die E-Mail-Adresse zugeordnet.
Bitte bewahren Sie Sicherungen sorgfältig auf: Sie enthalten personenbezogene Daten wie Anschrift, Bankverbindung und Steuer-ID im Klartext.
Benutzerrollen
Administratoren haben vollen Zugriff. Die Rolle Datenprüfer (für externe Kontrollen der Behörden) hat reinen Lesezugriff auf Mitarbeiter, Stundenübersicht, Gesamtübersicht, Stundenzettel und Dokumente. Import, Export, Kategorien und Datensicherung sind Administratoren vorbehalten.
Datenschutz der Dateien
Hochgeladene Dokumente liegen in geschützten Ordnern und werden nur über das Plugin ausgeliefert. Erscheint im Admin-Bereich ein Hinweis, dass die Ordner nicht serverseitig geschützt sind, muss der Server entsprechend konfiguriert werden (die Meldung nennt die nötige Regel).
Anpassen dieses Hilfetextes
Administratoren können diesen Text über die Schaltfläche „Text bearbeiten“ ändern. „Standardtext wiederherstellen“ setzt ihn zurück.
Kostenloser Download
- Basis-Version: haupts-personal-suite-basis.zip (451 KB)
Die Basis Versionen können zeitlich unbegrenzt genutzt werden und brauchen nicht aktiviert werden.
Die Pro Versionen müssen unter Einstellungen/Lizenz aktiviert werden.