Dateiverwaltung mit E-Mail Import

Schlanke Dateiverwaltung mit PDF-Upload, Kategorien, Suche, Backend-Übersicht und Backup. Dazu E-Mail-Postfächer (IMAP/SMTP) mit Anhängen, Kategorien und Übernahme von PDFs in die Dateiablage sowie frei wählbarem Familien- oder Firmenname in der Kopfzeile.

Kurzanleitung

1. Erste Schritte

1. Unter Firmenname den Namen eintragen, der zusammen mit der Versionsnummer oben auf allen Seiten des Plugins angezeigt wird.
2. Unter Kategorien Ihre eigenen Kategorien anlegen. Sie stehen später für Dateien, E-Mails und Anhänge zur Auswahl.

2. Dateien ablegen und finden

• Auf der Seite Dateiverwaltung unter „Neuen Eintrag hochladen“ ein PDF auswählen, Kategorie 1 (und optional Kategorie 2), Bemerkung und Stichworte eintragen und speichern. Ohne PDF entsteht ein reiner Notiz-Eintrag.
• Darunter können Sie nach Text, Datum, Bemerkung, Stichworten und Kategorie filtern. Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie einen Eintrag, mit dem Pfeil laden Sie das PDF, mit dem Papierkorb löschen Sie den Eintrag.
• Auf Webseiten lassen sich zwei Shortcodes einbauen: [dvw_upload] zeigt ein Upload-Formular für angemeldete Benutzer, [dvw_suche] eine Such- und Kommentarliste.

3. E-Mail-Postfach einrichten

1. Auf E-Mail → Postfächer ein neues Postfach anlegen: Bezeichnung, E-Mail-Adresse sowie die Zugangsdaten für den Posteingang (IMAP) und den Versand (SMTP). Die Daten erhalten Sie von Ihrem Mail-Anbieter. Typisch sind IMAP mit SSL/TLS auf Port 993 und SMTP mit STARTTLS auf Port 587.
2. Mit „Testen“ prüfen Sie die Verbindung. Erst wenn beides erfolgreich ist, ist das Postfach einsatzbereit.
3. Optional können Sie ein Startdatum setzen, damit beim ersten Abruf nicht das gesamte alte Postfach geladen wird.

4. E-Mails abrufen, lesen, versenden

• Posteingang: „Alle Postfächer jetzt abrufen“ lädt neue E-Mails. Zusätzlich wird automatisch alle 15 Minuten abgerufen (benötigt WP-Cron). Die Liste ist nach Eingangsdatum sortiert, die neueste E-Mail steht oben.
• Öffnen: Mit „Öffnen“ sehen Sie den Inhalt und alle Anhänge. Externe Bilder und Skripte in E-Mails werden aus Sicherheitsgründen nicht geladen.
• Gesendet / Verfassen: Neue E-Mails mit Anhängen verfassen oder mit „Antworten“ beantworten. Gesendete E-Mails werden im Reiter „Gesendet“ archiviert.
• Anhänge: Der Reiter „Anhänge“ listet alle Anhänge nach Eingangsdatum der E-Mail.

5. Kategorien zuordnen, PDFs übernehmen, löschen

• E-Mails und Anhänge können Sie jederzeit nachträglich Kategorien zuordnen und mit Bemerkung und Stichworten versehen, einzeln in der geöffneten E-Mail oder gesammelt über die Sammelaktionen in der Liste.
• PDF in die Dateiablage: In einer geöffneten E-Mail die gewünschten PDFs anhaken, Kategorien prüfen und „In Dateiablage speichern“ wählen. Mit dem Haken „E-Mail danach löschen“ wird die E-Mail anschließend samt Anhängen entfernt. Bereits vorhandene PDFs werden nicht doppelt angelegt.
• Löschen betrifft nur das Archiv im Plugin. Auf dem Mailserver bleibt alles unverändert. Eine gelöschte E-Mail wird beim nächsten Abruf nicht erneut geladen.

6. Backup

Unter Backup exportieren und importieren Sie die Dateiablage samt PDFs. E-Mails und Postfach-Einstellungen sind darin nicht enthalten. Sichern Sie diese über die Datensicherung Ihrer WordPress-Installation (Datenbank und Ordner uploads/dvw-dateiverwaltung).

7. Hinweise

• Passwörter der Postfächer werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
• Anhänge liegen im Ordner uploads/dvw-dateiverwaltung/mail. Der Zugriffsschutz erfolgt über eine .htaccess-Datei (Apache). Bei nginx sperren Sie den Ordner uploads/dvw-dateiverwaltung/ bitte in der Serverkonfiguration.
• Bei Verbindungsproblemen: Zugangsdaten, Port und Verschlüsselung prüfen. Bei selbstsignierten Zertifikaten kann die Option „SSL-Zertifikat nicht prüfen“ helfen (unsicher).
• Erstellen Sie vor Updates immer eine Datensicherung.